A-Z smart FIRM-Manager

Sobald Sie einen Auftrag erhalten haben, erfassen Sie die Daten aus der Vorkalkulation im A-Z smart FIRM-Manager. Neben dem Auftragswert erfassen Sie die beteiligten Lieferanten mit den kalkulierten Einkaufspreisen und eventuell auch, wenn vorhanden, Kosten für Montage bzw. Lieferung. Sie legen bei dieser Erfassung auch fest, in welcher Kalenderwoche jeder beteiligte Lieferant anliefern wird und wann der Kunde voraussichtlich bezahlt. Sobald die Auftragsbestätigungen der Lieferanten im Haus sind, ändern Sie die vorerfassten Daten, wie endgültiger Einkaufspreis und bestätigte Lieferwoche. So sehen Sie auf einen Blick, ob der Lieferantenpreis dem von Ihnen kalkulierten
Preis entspricht, oder ob Abweichungen vorhanden sind, die ein Eingreifen von Ihnen verlangen. Über die Lieferwoche können Sie später den rechtzeitigen Wareneingang überwachen.

Im Controllingbereich der Anwendung werden Ihnen die kumulierten Kosten und der Deckungsbeitrag jedes Auftrages als Betrag und Prozent angezeigt.

Sie haben die Möglichkeit direkt zu jedem Auftrag Notizen zu erfassen, die entweder alle Benutzer sehen und bearbeiten können oder nur die Buchhaltung oder nur Sie. Desweiteren können Sie Briefe mit dem integrierten Texteditor direkt zu Aufträgen anlegen und haben so ihre Korrespondenz dort wo sie hingehört und damit schnell griffbereit. Aufwendige Ablagen entfallen somit.

Provisionen für Vertriebs-Mitarbeiter können zu jedem Auftrag erfasst werden.

Jedem Auftrag ist ein Status zugeordnet, indem er sich gerade befindet. Sie können natürlich beliebige Statuseinträge, ihrem betrieblichen Ablauf entsprechend, frei anlegen. Durch eine integrierte Filterfunktion können Aufträge nach Status angezeigt und abgearbeitet werden.

• Auftragsstatus, Vertriebsarten, Verkäufer frei definierbar

• Korrespondenzen (Brief/Fax) direkt zum Auftrag erfassen und dort ablegen

• Benutzerrecht gesteuerte RTF-Notizen (Allgemein, Buchhaltung, Intern)

• Direkte Umschaltung auf beliebige Kalenderjahre

• Zusätzliche Markierung von Aufträgen die sich in Bearbeitung befinden

Dieser Bereich unterteilt sich in die "Ausführungseinplanung" und die "Ausführungstermine". Im Dialog der Ausführungseinplanung werden
alle laufenden Aufträge wochenweise aufgelistet, sodass Termine mit Ihren Kunden optimal im Kalender des Dialogs Ausführungstermine
disponiert werden können. Die Einträge in den beiden Dialogen sind direkt mit dem jeweiligen Auftrag verknüpft.

• Behalten Sie die Ausführungstermine fest im Blick!
  

Durch die Erfassung der Auftragsbestätigungen von Lieferanten mit Lieferwoche im Bereich des Aufträge-Managements sehen Sie im Info-Center
alle Anlieferungen der aktuellen oder von Ihnen ausgewählten Woche aufgelistet. So bemerken Sie sofort, wenn ein Lieferant nicht wie bestätigt
und zugesichert anliefert. Rechtzeitig können Sie so Kontakt mit dem Lieferanten aufnehmen, damit eine Lieferung doch noch zum benötigten
Weiterverarbeitungs-oder Montagetermin eintrifft und Sie ihre Zusagen gegenüber Ihrem Kunden halten können.

• Damit Sie rechtzeitig bemerken, wenn ein Vorlieferant nicht zum vereinbarten Termin anliefert!

Ihre vorhandenen Adressen aus anderen Anwendungen können Sie im MS Excel® Format in den A-Z smart FIRM-Manager importieren.
Zu jeder Adresse können Sie, wie in der Angebots-und Auftragsverwaltung auch, ihre Briefkorrespondenz mit dem integrierten Texteditor
direkt ablegen und somit schnell wiederfinden.

Adressen können Sie beispielsweise in Google Maps® anzeigen lassen und auch formatiert an die Zwischenablage für Verwendung in
anderen Anwendungen übergeben.

• Feldbezeichnungen frei anpassbar

• Korrespondenzen (Brief/Fax) direkt zur Adresse erfassen und dort ablegen

• Import-Funktion für vorhandene Adressen

In der Aufgabenverwaltung legen Sie Ihre lfd. To-Do’s im A-Z-smart FIRM-Manager ab. Jede Aufgabe können Sie mit dem Status “Priorität” und mit einem Erinnerungs-Zeitpunkt versehen. Die Prioritäts-Aufgaben werden permanent unten in der Anwendung angezeigt, sodass diese immer für Sie sichtbar sind, egal in welchem Anwendungsdialog Sie sich gerade befinden. Aufgaben mit überschrittenem Erinnerungszeitpunkt werden in einem eigenen Dialog aufgelistet.

Auch können Sie Aufgaben an einen oder mehrere Mitarbeiter übermitteln und diese bei Bedarf im Nachhinein noch ändern oder ergänzen.

Zum schnellen Auffinden von Aufgaben ist eine Direkt-Filterzeile integriert.

• Aufgaben können auch an andere Benutzer im Netzwerk übermittelt werden

• Erinnerungsfunktion für fällige Aufgaben

Das Memo-Archiv ist Ihre Wissens-Datenbank im A-Z-smart FIRM-Manager. Hier legen Sie Informationen ab, die Sie immer wieder oder auch nur selten benötigen. An einem Ort abgelegt finden Sie Informationen so schnell und sicher. Zu jedem Eintrag können Sie festlegen, ob dieser für alle Benutzer der Anwendung sichtbar ist oder nur für Sie persönlich.

• Zum langfristigen Aufbewahren und schnellen Wiederfinden von Informationen

• Einträge können als [Eigene] oder [Zentrale] (für alle Benutzer sichtbare) deklariert werden

Den Zugang zu diesem Bereich können Sie nur bestimmten Mitarbeitern erlauben. Hier werden die allgemeinen Kosten des Unternehmens

verwaltet und sämtliche Auftragsdaten kumuliert aufgelistet. So haben Sie einen Überblick, welchen Deckungsbeitrag die vorhandenen

Aufträge des gewählten Jahres bringen und welche Gesamtkosten Sie haben.

Im Finanzplan werden alle eingehenden und ausgehenden Zahlungen wochenweise aufgelistet, sodass Sie die Liquidität optimal steuern

können und keine Überraschungen erleben. Sie sehen so wochenlang im Voraus den Finanzbedarf und können korrigierend eingreifen.

Ferner stehen Ihnen verschiedene betriebswirtschaftliche Auswertungen zur Verfügung die Ihnen wertvolle Informationen geben.

Die notwendigen Erfassungen im Programm zur Nutzung der Finanzauswertungen und der Informationsbeschaffung können praktisch
leicht nebenher erfasst werden.

• Vorausschauende Finanzbedarfs-Ermittlung / Liquiditätsplan

• Erfassung von Plan-und Ist-Werten

• Strukturierte Erfassung aller Unternehmenskosten mit Kostenstellen

• Aktuelle Gesamt-Jahreskosten auf einen Blick

• Vordefinierter und anpassbarer Kostenplan

• Unterstützungsfunktion zur Anlage von Folgejahr-Einträgen im Kostenplan

• Kostenübersichtsliste

• Auftragsübersichtsliste mit Einzel- und Gesamtsummen für aktuellen Deckungsbeitrag, Nettoauftragssumme, Materialeinsatz etc.

• Rechnungsausgangsliste mit Kundenrechnungen offen / bezahlt / Mahnstufe

• Kassenbuch

• Provisions-Abrechnung

Wenn Sie nicht möchten, dann müssen Sie nicht mit den Funktionen des Bereichs Kostenkontrolle/Controlling arbeiten. Sie können im
A-Z smart FIRM-Manager auch rein die Organisations-Funktionen nutzen und ggf. später den Bereich Kostenkontrolle/Controlling mit dazu verwenden.

Sie können formatierte Textbausteine im A-Z-smart FIRM-Manager anlegen und Textbaustein-Gruppen zuordnen. Diese Textbausteine können Sie in vielen Bereichen einsetzen. Sie stehen aber auch für die Verwendung in anderen Anwendungen formatiert oder unformatiert
zur Verfügung.

Durch die SQL-Datenbankabfragen können Sie eigene Abfragelisten aus den meisten Tabellen erstellen. Sie können sich so beispielsweise bequem Adressen für Mailings, nach bestimmten Kriterien, aus der Datenbank holen oder alle Aufträge mit Gesamtumsatz eines Lieferanten anzeigen lassen.

• Erstellen Sie sich beliebige, eigene Abfragelisten!
  

Über die Benutzerverwaltung können Sie Zugriffsrechte für alle wichtigen Bereiche des A-Z smart FIRM-Manager vergeben. Ihre Mitarbeiter haben
nur Zugang zu freigegebenen Programmbereichen und Funktionen.